9 نکته مهم برای انگیزه دادن به کارکنان دورکار
به گزارش اکسپرس بلاگ، 2 سال گذشته علیرغم تمام رویدادهای ناگوار مرتبط با همه گیری کرونا، یک مزیت بزرگ به همراه داشت و آن هم توسعه موقعیت های دورکاری بود. در این مدت، بسیاری از شرکت ها و ادارات چاره ای جز استفاده از دورکاری نداشتند. بعضی هم روش های نیمه دورکاری و نیمه حضوری را پیش گرفتند. در هرحال، این سبک های کارکردن انعطاف و خودمختاری بیشتری را برای کارکنان به همراه داشت. علیرغم تمام چالش های دورکاری، بسیاری از مردم بر این باور هستند که دورکاری باعث شده تا تعادل بیشتری بین زندگی شخصی و کاری آن ها برقرار گردد. با این حال، با افزایش موقعیت های دورکاری، چالشی نو به نام مدیریت کارمندان دورکار نیز شکل می گیرد!
تحقیقات حاکی از آن است که 70 درصد کارمندان دورکار احساس طردشدگی از محیط کاری را دارند. انسان موجودی اجتماعی است و به ارتباطات احتیاج دارد. به همین دلیل، احتیاج به رو به رو شدن با افراد داریم. در شرایط فعلی، بسیاری از افراد در تیم هایی دورکاری می نمایند که تا به حال سایر اعضاء آن را حضوراً ندیده اند. در این شرایط، ایجاد ارتباطات واقعی و طبیعی واقعا سخت بوده و تبدیل به یک بحران می گردد.
خوشبختانه روش هایی برای مدیریت کارمندان دورکار وجود دارد و می توان به آن ها یاری کرد که بیشتر در کارها درگیر و دخیل شده و بیشتر این احساس را داشته باشند که بخشی از تیم و شرکت هستند.
9 راه چاره برای اینکه کارمندان دورکار احساس طردشدگی نداشته باشند
1- آن ها را در جریان اخبار بگذارید
این روش یکی از آسان ترین راه چارهها برای مشغول و دلگرم کردن کارمندان دورکار است. سعی کنید به صورت مرتب آن ها را در جریان اخبار و رویدادهای شرکت قرار دهید. این کار باعث می گردد احساس طردشدگی نداشته و اضطراب و استرس کمتری به آن ها وارد گردد.
2- از سلامت و رفاه کاری و حرفه ای آن ها پشتیبانی کنید
مسائل مربوط به رفاه ممکن است در محیط های مجازی و آنلاین به راحتی قابل تشخیص نباشند. بنابراین، مدیرها باید سعی نمایند نشانه ها و سرنخ هایی باشند تا متوجه شوند آیا کارمند دورکار آن ها با مسائلی دست وپنجه نرم می نماید یا خیر و در صورت احتیاج از آن ها حمایت نمایند. خستگی از انزوا یکی از مسائلی است که ممکن کارمندان دورکار گریبان گیر آن شوند. خاموش کردن دوربین، صحبت کردن بی حال و شرکت نکردن در جلسات می تواند نشانه هایی برای این مشکل باشد.
3- توانمند سازی کارمندان
توانمندسازی کارکنان می تواند یکی از روش های مدیریت کارمندان دورکار و یا درگیر کردن آن ها با شغل است. سعی کنید این حس را در کارمندان ایجاد کنید که آن ها اهمیت داشته و کارهای مهمی انجام می دهند. این امر می تواند باعث گردد که خود مسائل شرکت را از خود جدا نبینند. به عنوان مثال، به آن ها احساس استقلال بدهید. مسائل و انتخاب های کوچکی مثل ساعت کردی منعطف، انتخاب نوع جلسه (تماس های تصویری یا صوتی) و به عهده گرفتن مسئولیت های جزئی می تواند باعث گردد آن ها احساس توانمندی نمایند.
4- یاری کنید تا احساس نمایند بخشی از فرهنگ سازمانی هستند
ایجاد فرهنگ سازمانی کار سختی است. با ایجاد محیط های کاری نیمه حضوری، وظیفه مدیرها در ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی بسیار سختتر شده است، چراکه انتقال این فرهنگ به وسیله محیط های مجازی به راحتی امکان پذیر نیست. این یکی از چالش های مدیریت کارمندان دورکار شمرده می گردد. از سوی دیگر، آن ها باید کوشش نمایند که کارمندان خود را بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت ببینند.
اگر تمام کارمندان خود را بخشی از یک فرهنگ سازمانی ببینند، با اشتیاق و همدلی بیشتری کار نموده و خود را درگیر موضوعات مختلف کاری می نمایند. برای انجام این کار، حتی در محیط های مجازی هم سعی کنید تاکید بیشتری روی ارزش ها و اهداف شرکت داشته باشید. به عنوان مثال، هر هفته جلسات مجازی خود را با تاکید بر یکی از این عناصر فرهنگ سازمانی آغاز کنید. از افراد بخواهید که شرح دهند چگونه آن را نشان داده و یا در راستای رسیدن به آن کوشش نموده اند. سعی کنید پاداش هایی را نیز برای آن ها در نظر بگیرید.
5- کارمندان دورکار را تشویق کنید با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند
کارمندان دورکار خود را تشویق کنید که حتی در ساعات و یا محیط های غیراداری هم با یکدیگر ارتباط داشته باشند. هرچه این گروه ها شامل افراد کمتری باشد بهتر است، چراکه صمیمیت و اعتماد بهتر در آن ها شکل می گیرد. این حتی ایده بدی نیست که در ساعات تعیینی از روز به آن ها یه فرصت استراحت و چای نوشیدن بدهید و از آن ها بخواهید که در این زمان به صحبت در خصوص مسائل متفرقه بپردازند.
دیدارهای مجازی رو در رو با مدیران هم برای مدیریت کارمندان دورکار بسیار مفید است. این رویدادها می تواند به آن ها یاری کند که احساس نمایند بخشی از تیم بوده و اهمیت دارند. همین تفکر باعث می گردد آن ها بیشتر درگیر موضوعات مرتبط با شرکت شوند.
6- دقت کنید نظرات و ایده های تمام افراد شنیده گردد
خیلی اوقات کارمندان دورکار نادیده گرفته می گردد. در این شرایط نه تنها در هیچ زمینه ای از آن ها نظرخواهی نمی گردد، بلکه حتی صدا، نظرات و مسائل آن ها نیز شنیده نمی گردد. این موضوع باعث می گردد آن ها حس نمایند ارزشمند نیستند و یا اینکه جایی در آن تیم ندارند. در نتیجه، انگیزه کافی برای انجام کارها و درگیر شدن با موضوعات مختلف را ندارند. ولی این تمام ماجرا نیست. سازمان ها نیز با این اشتباه متضرر می شوند، چراکه ایده ها و نوآوری های این کارمندان را نشنیده و از دست می دهند.
برای حل این مشکل، راه هایی را برای برقراری ارتباط با کارمندان دورکار در نظر داشته باشید. از روش های مختلف از آن ها نظرخواهی کنید تا احساس نمایند علیرغم اینکه در محیط کار حضور فیزیکی ندارند، ولی فرد بااهمیتی هستند. استفاده از پلتفرم های اجتماعی، تماس های تصویری و یا استفاده از فرم های نظرسنجی می تواند گزینه مناسبی برای جلوگیری از ایجاد این احساس باشد. در طول جلسه ها نیز حتماً زمانی را به صحبت های این دسته از کارکنان اختصاص دهید. به خصوص اگر احساس می کنید انگیزه کافی ندارند و کارشان را به خوبی انجام نمی دهند، حتماً از این روش ها برای حل مشکل بهره ببرید. در طول صحبت های آن ها به خوبی گوش داده و بازخورد دقیق و مناسبی ارائه کنید. همین رفتار و رویکرد را در خصوص پیامک ها و ایمیل ها آن ها نیز داشته باشید. ارائه بازخورد مناسب باعث می گردد آن ها احساس ارزشمند بودن نموده و متوجه شوند که صحبت ها و ایده های آن ها شنیده شده و آنالیز می شوند. این نکته را برای مدیریت کارمندان دورکار در نظر داشته باشید.
7- فعالیت های جالب و سرگرم نماینده را به کارها اضافه کنید
محیط های بسیار خشک طبعاً جذابیت کمتری دارند. بنابراین بهتر است فعالیت های غیررسمی و محبت آمیز خاصی را بین اعضای تیم برنامه ریزی کنید. امروزه این فرهنگ در بین شرکت ها بیشتر دیده می گردد. برخی از آن ها از مسابقات استفاده می نمایند، برخی اتاق بازی و کنسول تهیه می نمایند، کلوپ های کتاب خوانی هم می تواند یکی از مثال های جالب باشد. برای اینکه تعهد کاری افراد دورکار را بیشتر کنید، توصیه می کنیم بودجه را برای این قبیل فعالیت ها نیز در نظر بگیرید. حالت بسیار بهتر این است که این افراد در خرج کردن این بودجه اختیار داشته باشند. یعنی آن را صرف فعالیت هایی نمایند که خودشان دوست دارند.
8- ایجاد برنامه های نیمه حضوری
با افزایش ساعات دورکاری، احتمال فاصله افتادن بین اعضای تیم و کناره گرفتن کارمندان از برخی موضوعات افزایش می یابد. اگر تمایل دارید که کاربران دورکار بیشتر با محیط کاری خود ارتباط برقرار نموده و در آن دخیل باشند، خوب است محیط کاری منعطف تری را ایجاد کنید. انعطاف در ساعات کاری یکی از اصلی ترین دلایل رضایت شغلی است. این امر به خصوص در خصوص کارمندان دورکاری صدق می نماید که احتمالاً کارها و اولویت بندی های دیگری هم داشته باشند. این انعطاف در ساعات کاری اگرچه جذابیت خاصی دارد، ولی ممکن است باعث ایجاد حس تنهایی و بی ارتباطی با محیط کاری گردد. برگزاری جلسات آنلاین می تواند یکی از راهکار ها برای حل این مشکل باشد. مدیران مجموعه باید سعی نمایند نقطه تعادلی بین انعطاف در ساعات کاری و تعداد ارتباطات آنلاین و واقعی کارمندان پیدا نمایند. انتخاب چند ساعت اصلی و کلیدی در طول روز می تواند یکی از راه کارها باشد. در این ساعات تمام کارمندان دورکار باید آنلاین بوده و دوربین های خود را روشن نمایند. این موضوع یاری زیادی به ایجاد حس کار تیمی می نماید.
راه چاره مناسب دیگر این است که از آن ها بخواهید برخی از روزهای هفته و یا ماه حضوراً به محل کار بیایند. در واقع، ترکیبی از دورکاری و کار حضوری را ایجاد کنید. با انجام این کارها، کارمندان احساس تعلق بیشتری به مجموعه خواهند داشت.
9- از ابزارهای ارتباطی برای پشتیبانی و افزایش تعهد بهره ببرید
استفاده موثر از ابزارهای ارتباطی نیز می تواند یکی از راه های مدیریت کارمندان دورکار باشد. همانطور که در موارد پیشین نیز بیان شده بود، افزایش ارتباط بین اعضای دورکار تیم با شرکت و مجموعه باعث می گردد آن ها احساس تعلق بیشتری به مجموعه داشته و در نتیجه تعهد بیشتری به کار پیدا نمایند. بنابراین، یک راه چاره ساده و هوشمندانه این است که از ابزارهای ارتباطی به خوبی بهره ببرید. این ابزارها به شما یاری می نماید تا بسیاری از 8 مورد قبلی را به دست بیاورید. به عنوان مثال، ارسال اخبار مربوط به شرکت و یا ایجاد بستر مناسب برای مکالمه زنده با مدیران شرکت می تواند تاثیر زیادی در افزایش تعهد افراد دورکار داشته باشد.
چطور در زمان دورکاری به شغل و سازمان متعهد بمانیم؟
پیش تر از منظر سازمان ها به آنالیز موضوع تعهد شغلی پرداختیم، 9 پیشنهاد فوق، راه چارههایی بودند که سازمان ها می توانستند از آن ها بهره ببرند. ولی در ادامه این موضوع را از منظر کارکنان آنالیز می کنیم. به عنوان یک فرد دورکار، شما چطور می توانید به کارتان متعهد بمانید؟
1- محیط کاری اختصاصی برای خودتان آماده کنید
تمام افراد دسترسی به اتاق جداگانه ای در منزل ندارند که در آن به تنهایی و در سکوت به کارشان بپردازند. ولی با مقداری خلاقیت و دقت بیشتر، بخشی از فضای خانه را می توانید به عنوان محیط کاری خودتان آماده کنید. این کار باعث افزایش تمرکز و بازدهی شغلی شما می گردد. از سوی دیگر، در انتهای ساعت کاری نیز می توانید این حس را داشته باشید که به محیط خانه و زندگی خودتان بازگشتید.
2- بین زندگی خانگی و شغلی مرز قرار دهید
کار کردن از محیط خانه سهولت خاصی دارد، اما حفظ مرز بین زندگی شخصی و ساعات کاری بسیار سخت است. حضور در محیط خانه باعث می گردد افراد جدیت کمتری در مسائل کاری داشته باشند. ایجاد و حفظ یک مرز تعیین بین فعالیت های شخصی/خانگی و شغلی می تواند در این زمینه به افراد دورکار یاری کند.
یک راه چاره پرطرفدار این است که در ساعات اداری، لباس رسمی پوشیده و طبق معمول همواره رفتار کنید. این کار اگرچه ممکن است عجیب به نظر برسد، اما می تواند نقش همان مرزی را ایفا نماید که پیش تر در خصوص آن بحث کردیم. در انتهای روز و انتها ساعت کاری، می توانید لباس خانگی بپوشید. اگر برایتان ممکن است، کامپیوتر را خاموش نموده و دیگر وارد اتاق کاری خودتان نشوید.
3- مراقب باشید چیزی حواس شما را پرت نکند
طبق نظرسنجی های صورت گرفته، 12 درصد کارکنان معتقدند که حواس پرتی ها بزرگ ترین چالش دورکاری هستند. اگر به تازگی آغاز به دورکاری نموده و هنوز روتین خاصی برای خودتان تعیین ننموده باشید، ممکن است چالش بیشتری برای شما ایجادکند.
برای اینکه جلوی این عوامل را بگیرید و روی کار خود متمرکز بمانید، توصیه می گردد که وعده های غذایی را از قبل آماده نموده و نوتیفیکشن های تلفن همراه را خاموش کنید. اگر سروصدای محیط خانگی شما زیاد است، استفاده از اتاق مجزا و یا استفاده از هدفون های خاص می تواند مفید باشد. البته تمام این موارد بستگی به شرایط شغلی و اندازه انعطاف پذیری آن دارد.
4- مراقب سلامت خودتان باشید
شرایط دورکاری اگرچه جالب به نظر می رسد، ولی می تواند بسیار فرسایشی و خسته نماینده باشد. بعد از همه گیری کرونا و دورکاری اجباری بسیاری از کارکنان، 69 درصد از آن ها بعد از 4 ماه از گذشت همه گیری احساس فرسودگی و خستگی می کردند. در این شرایط، مراقبت از سلامتی باید یکی از مهم ترین دغدغه های افراد دورکار باشد. البته این موضوع تنها محدود به همه گیری کرونا نمی گردد. حتی پیش از شیوع این ویروس نیز تحقیقات حاکی از آن بود که تنهایی اصلی ترین چالش و معضل برای افراد دورکار است. این افراد حتماً باید راه چارهی برای حل این مشکل پید نمایند.
حتماً برنامه های تفریحی و گردش خارج از خانه را در فعالیت های روزانه خودتان بگنجانید. ورزش، یوگا و دورهمی های محبت آمیز می تواند تاثیر زیادی در حفظ روحیه شما داشته باشد. اینکه تمام ساعات روز را از خانه دورکاری کنید و بعد از اتمام ساعات اداری در همان محیط خانه به استراحت بپردازید به سرعت شما را فرسوده و بی انگیزه خواهد نمود.
5- زمان خود را ساماندهی کنید
برخی از مشا غل دورکاری انعطاف زمانی بسیار زیادی دارند. در این مشاغل شما لزوماً نباید در ساعات رسمی اداری در دسترس بوده و مشغول کار باشید. مشاغل نتیجه محور چنین شرایطی دارند. در این مشاغل شما باید وظایف محول شده را در تاریخ های تعیین انجام دهید. تنها نتیجه و خروجی کار شما اهمیت دارد.
این موضوع اگرچه می تواند یک مزیت بزرگ باشد، ولی تهدید بسیار بزرگی نیز برای افراد دورکار محسوب می گردد. عدم مدیریت صحیح زمان می تواند هم به زندگی شغلی و هم زندگی شخصی شما لطمه بزند. بنابراین زمان و برنامه های خود را به دقت مدیریت کنید. توصیه می کنیم فعالیت هایتان را در دو سطح روزانه و هفتگی برنامه ریزی کنید. با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان ، با هوشمندی می توانید وظایفتان را با صرف زمان کمتر انجام دهید.
پیدا کردن عادات شدید و وفق پیدا کردن با شرایط تازه زندگی در ابتدا ممکن است سخت به نظر برسد. ولی با برنامه ریزی و استفاده از امکانات مختلف، این چالش را می توان تبدیل به یک فرصت کرد و از شرایط دورکاری بیشترین سود را برد.
منبع: Workplace
منبع: دیجیکالا مگ